Chia sẻ cách viết proposal

Hi all,
Với một số năm kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch cho các event, tớ xin chia sẻ 1 vài bí kíp viết proposal như sau:

A. Hình thức viết:

Phổ biến nhất là viết trên Words, Excel hay Powerpoint.
Words thích hợp với các proposal ngắn, nội dung mang nhiều tính “đoàn
thể”. Trình bày trên Words cũng tiện cho việc in ra nếu bạn gửi hồ sơ
dưới dạng giấy (hardcopy).

Excel thích hợp khi bạn làm nhiều bảng biểu, có nhiều phụ lục phụ chú
hay nhiều kế hoạch khác nhau, chia ra mỗi thứ 1 sheet rất dễ theo dõi.
Nhưng về design và chèn hình, format… hơi bị hạn chế.

Powerpoint thích hợp nếu kế hoạch thiên về trình bày, thuyết trình, phù
hợp nhất để gửi khách hàng, chèn nhạc, chèn hình, format… dễ dàng, lại
ngắn gọn với nội dung là các gạch đầu dòng.
Hình như tuỳ mỗi cty có 1 gu riêng nữa á.

B. Cách thức trình bày

Kế hoạch,nhất là kế hoạch gửi ra ngoài cho đối tác, khách hàng, nhà tài
trợ… nói lên sự chuyên nghiệp của tổ chức bạn. Do đó từ cách thức trình
bày bạn cần rất chú ý, đôi khi chỉ 1, 2 lỗi nhỏ do bất cẩn sẽ làm người
ta có những đánh giá không tốt. Khi trình bày proposal, để được đánh
giá là chuyên nghiệp, bạn nên chú ý:

a. Với Words:

- Chú ý các gạch đầu dòng và bullet, phải đồng nhất, không trồi ra thụt vào mất trật tự

- Chú ý font, size chữ, định dạng, phải có sự đồng nhất, đề mục này
size lớn cỡ 16, in đậm, nghiêng thì đề mục thứ 2 của nó cũng phải giống
vậy.

- Chú ý là khi sang những máy tính khác, font chữ, size chữ sẽ thay đổi
dẫn đến những vị trí không như bạn mong muốn: Chữ này đáng ra ở đầu
trang lại nằm cuối trang trước, định ra khoảng trống để qua trang cối
cùng nó nằm ngay giữa trang rất vô duyên.



Có khoảng trắng dzô dziên do chữ nhảy font

Để khắc phục điều này, bạn có thể convert file đó sang định dạng PDF hoặc chọn Tool/Option/Save, stick vào Embed true type font.

b. Với Powerpoint:

-Có 1 phác thảo rõ ràng các đề mục để người đọc
có hình dung tổng quát ban đầu về những gì bạn sẽ trình bày, ví dụ nhét
vào 1 phần Mục lục với các ý chính: Ý nghĩa, Mục đích, Nội dung, Cách
thực thi, các thiết kế, phụ lục…

- Nội dung cần hết sức súc tích, ngắn gọn, tránh câu cú rườm rà như thể đang viết trên Words.

- Các chữ trong kế hoạch phải cùng 1 font, 1 size…, chú ý cả các
bullet, tránh slide này 1 bullet này, slide khác lại bullet khác.
- Không nhét quá nhiều chữ vào 1 slide powepoint, làm người đọc thấy rối nùi


Muốn cận thị vì nhiều chữ

- Hình ảnh chèn vào không được kéo giãn không theo tỷ lệ, không bị bể hạt,mất nét…

- Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.

- Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó
lại hiển thị thành font khác thì có khi mất hết định dạng ban đầu của
bạn do chữ to ra hay nhỏ lại đè lên hình hoặc tràn cả ra ngoài (tốt
nhất convert qua PDF).


Chữ đè lên hình do qua máy khác bị đổi font

- Sử dụng các hiệu ứng transit các slide hay animation sẽ làm
powerpoint sinh động, nhưng tránh lạm dụng làm cho Powerpoint trở thành
1 bộ phim hoạt hình: chữ nghĩa bay tứ phía, slide nhảy bổ ra rồi lại
trượt ngang, trượt dọc..

Cũng đừng lạm dụng các hình động quá, 1 , 2 cái cho vui thì được chứ
nhiều quá trông vừa như bài tập của sinh viên mới biết làm
presentation, vừa gây mất tập trung cho người nghe bạn thuyết trình.

c. Với Excel:

Chú ý việc nhét vừa kế hoạch của bạn trong 1 màn hình và in ra giấy.
Trừ những trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, cần hạn chế
làm cho người đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch
của bạn.

Và nói chung tất cả những thứ gửi ra ngoài nên convert thành file PDF để tránh thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp, hạn chế gửi file gốc cho đối tác.

Tạm thời như thế, nghĩ ra đc gì nữa sẽ bổ sung tiếp,kinh nghiệm còi, hy vọng các bạn ko chê mà giúp bổ sung thêm.


Cách thức thể hiện nội dung proposal:

Barem của 1 proposal

Nói chung là tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung
proposal có khác nhau,quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong 1
proposal, người ta nắm được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn 1
dàn ý trong đầu họ. Một proposal tiêu biểu thường có các mục:

- Nền tảng, mục đích: Cái này nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cân

- Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…

- Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất gì về quà tặng…

- Kịch bản chương trình sơ bộ: Mấy giờ, làm gì… nói chung là xâu chuỗi được các sự kiện trong 1 event.

- Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner,
backdrop,sân khấu…, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý
tưởng của bạn, khách hàng khoái xem hình hơn đọc chữ.

- Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn
nó chi tiết đến đâu, nói chung càng chi tiết càng thuyết phục nhưng cẩn
thận có thể là dọn sẵn cho người khác ăn đó.

Ngoài ra nếu mở rộng thêm có thể tính đến:

- Mục tiêu: khác với mục đích là thể hiện lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hoá những gì cần đạt được thông qua event.

- Phân tích: Thông điệp, đối tượng mục tiêu…. -> đưa ra theme,concept chương trình

- Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điểm…

- Các phương án để đảm bảo số ngườ tham gia, đảm bảo việc tài trợ
- Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
- Cấu trúc nhân sự team làm event này
- Kinh phí dự kiến
- Bạn offer cho khách hàng những gì thông qua event/tại sao họ nên chọn agency của bạn.

Nhưng không phải học thuộc “công thức” trên là bạn đã yên tâm
về khả năng viết 1 proposal của mình. Tính logic rất quan trọng, nó
giúp bạn xâu chuỗi các ý tưởng lại và diễn đạt nó 1 cách mạch lạc và
chặt chẽ nhất. Nên cố gắng rèn luyện cho mình khả năng khi nhận 1 “đề
bài”, bạn hình dung ngay trong đầu kết cấu của những vấn đề cần trình
bày.

Ví dụ hôm nay có ai đó giao cho chúng ta viết 1 proposal về một cuộc
thi, thì trong đầu ta như vạch ra 1 cái khung, cuộc thi đó nhất định
phải có:

- Mục đích
- Thông tin cơ bản
- Thể lệ tham dự
- Cơ cấu giải thưởng
- Cách thức thực hiện cuộc thi
- ……
Ngày mai ta lại được đặt hàng viết proposal cho
một chương trình activation cho các cô gái tiếp thị thuốc lá tại điểm
bán thì trong đầu hình dung ra các bước:

- Mục đích
- Đánh giá thị trường, đối thủ cạnh tranh -> để xuất phương án
- Thông tin cơ bản
- Nội dung chương trình
- Vấn đề tuyển dụng
- Vấn đề báo cáo
- Vấn đề thực thi
- …….
Như bạn thấy đó, chẳng có công thức nào chuẩn cả, tuỳ bài toán đặt ra
mà ta áp dụng công thức phù hợp thôi. Về việc này, nếu không có năng
khiếu xâu chuỗi vấn đề, thì đành chịu khó rèn luyện vậy.

Diễn đạt ý tưởng

Bạn có ý tưởng tốt, nhưng bạn cần diễn đạt tốt mới thuyết phục
được người đọc. Đừng làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không
ra đầu đuôi, hãy biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung.

Để diễn tả ý tưởng tổ chức event, bạn hãy tưởng tượng event đó đang
diễn ra theo tuần tự, sau đó dành từng slide để mô tả các hạng mục diễn
ra. Hãy tham khảo ví dụ sau,nó được lấy ra từ 1 proposal của cty thực
hiện khai trương 1 TT mua sắm hiện đại bậc nhất Hà Nội.

1. Đón khách (guests welcome):
   
2. Receptionists in red costumes welcome guests and guide them to their seats
   
3. Light music amuse and warm up the waiting atmosphere
   
4. MC ask for audience attention and then the drummers
   begin to perform. The warm and loud sound from the drums grasp
   attention of passengers and cheer-up the atmosphere.
   

(Tiếp tân mặc trang phục đỏ tiếp đón khách và chỉ dẫn họ vào chỗ ngồi
Nhạc nhẹ làm vui tươi và làm nóng không khí lúc chờ đợi

MC kiểm tra sự hiện diện của khán giả và đội trống chuẩn bị biểu diễn.
Âm thanh trầm ấm và lớn của trống gây chú ý cho những người đi đường và
làm không khí thêm sôi nổi.

Diễn văn khai mạc (Opening speeches)

• MC commences the ceremony by introducing VIP and invites PARKSON’s representative to give speech
  
• After then, representatives of city authorities, C&T Group… give felicitation speech to PARKSON
  
• MC invites representatives to stay on stage to prepare for the ribbon cutting rite
  

(MC mở màn buổi lễ bằng giới thiệu VIP và mời đại diện của PARKSON phát biểu
Sau đó đại diện chính quyền thành phố, tập đoàn C&T đọc diễn văn chúc mừng Parkson.
MC mời đại biểu đứng trên sân khấu để chuẫn bi lễ cắt băng khách thành)

Cắt băng khánh thành (Ribbon cutting)

• A
  long red ribbon is braided into 2 or 3 flower balls (depending on the
  number of representatives). Each representatives cut 2 sides of the
  ribbon to get the flower ball and place on tray, brought to stage by
  receptionists
  
• After the cutting rite, drums resound and 2 lions jump out. These lions dance for a while and do some somersaults
  

(Một dải băng đỏ được luồn giữa 2 hay 3 bông vải (phụ thuộc số
đại biểu. Mỗi người cắt 2 phía của băng khánh thành để làm rời hoa vải
và đặt nó trên khay, tiếp tân sẽ phụ trách bưng lên sân khấu.
Sau khi cắt băng, trống lại nổi lên và 2 con sư tử nhảy ra. Hai con sư tử nhảy múa nhào lộn)

Việc launching (Act of launch)

• Finishing
  the dance, 2 lions climb up the wall of the front door to grasp 2 long
  red ribbons hanging on the front door, connected to a big red clothes
  flower ball
  
• When they get down to the ground, they give these ribbons to the representatives
  
• All that need to do at the moment is pulling the ribbons quite hard, the flower ball opens and drops down confetti.
  
• At this moment, the door is opened, the representatives step in together with other guests.
  

(Kết thúc màn múa sư tử, 2 con sư tử leo lên bức tường ở cửa
chính để cắp lấy 2 dải băng đỏ treo ở cửa chính lúc này đang nối với
một quả hoa vải thật lớn.
Khi tiếp đất, chúng trao dải băng cho các đại biểu.
Lúc này cần kéo mạnh dải băng để làm trái cầu hoa tách ra tung kim tuyến ra ngoài.
Lúc này cửa mở, đại biểu và khách mời bước vào trong)
Bạn thấy đó, ý tưởng trên chẳng cao siêu gì mấy, nhưng quan trọng nó
làm khách hình dung được sẽ có những gì diễn ra trong event của họ. Đôi
khi họ chỉ cần có thế mà thôi.

Văn phong thể hiện được cá tính:

Văn phong quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Bạn
phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa 1 cách thật tốt thì mới
thuyết phục được người khác,nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm
rà để phô bày văn hay chữ.

Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông
dài, vì tôi chắc người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn, hoặc
họ sẽ ngủ gật trong lúc đọc.

Ví dụ thay vì viết:

Nhằm mục đích nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên
chudoanhnghiep club, trau dồi sự chuyên nghiệp của những người vừa bước
chân vào lãnh vực event, yingyang viết kế hoạch này để trình bày cách
thức viết một proposal.

Thì chỉ nên viết:

Mục đích:
- Nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event
- Trau dồi sự chuyên nghiệp cho những người vừa bước chân vào lãnh vực event

Nói thế là đã đầy đủ, dễ hiểu lắm rồi.

Nếu proposal viết bằng tiếng Anh, bạn cũng không nên quá cầu kỳ văn
phong chữ nhĩa. Đừng nghĩ dùng những từ lạ lẫm, hành văn với ngữ pháp
thật chuẩn người ta sẽ đánh giá bạn là dân pro.

Nên nhớ rằng không phải người đọc proposal lúc nào cũng là người đến từ
các nước nói tiếng Anh, họ có thể là một ông sếp Hàn Quốc với vốn từ
bập bẹ, hoặc một chị nhân viên Việt Nam với trình độ tiếng Anh tàng
tàng. Cố gắng dùng những từ càng phổ biến, dễ hiểu càng tốt. Ví dụ một slide ghi thế này:

XoneFM: Providing information of hottest songs which the young love, combining interview celebrities.
Kenh14.vn: Providing information about celebrities and music in Vietnam , foreign countries for XoneFM to upload.

Tôi sẽ đánh giá là tối nghĩa, nhiều từ lạ và dài dòng, thay vào đó, chỉ cần viết đơn giản như sau là đủ dễ hiểu:

XoneFM: Provide information of Youth’s favorite songs, combining with celebrities, interview.

Kenh14.vn: Provide information of dosmestic and abroad show biz for using on XoneFM.

Bạn còn cần phải biết “gu” của khách hàng/sếp nữa

Có người muốn proposal phải thể hiện các ý tưởng bay
bổng, có người khoái tính chặt chẽ logic, lại có nhiều người ưa chuộng
proposal có nhiều hình ảnh cho họ tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát
gu của họ để viết proposal cho phù hợp, nếu họ đọc vào thấy có cảm tình
là đã đạt được khoảng 80% thắng lợi rồi đó.